À l’occasion des Jeux olympiques et paralympiques 2024, il faudra obtenir au préalable, un laissez-passer numérique appelé Pass Jeux, pour pouvoir circuler dans certains périmètres de sécurité (Tout savoir sur le Pass Jeux des JOP 2024 - GHR).
Du point de vue du droit social :
Un questions/réponses du Ministère du travail publié le 24 juin vient apporter des précisions sur l’accès des salariés et représentants du personnel aux zones sécurisées durant les JOP.
Tout d’abord, le Ministère du travail recommande aux employeurs dont l’activité sera impactée par le Pass Jeux, d’organiser le travail des équipes de manière à éviter, dans la mesure du possible, les périodes d’activation des zones sécurisées.
Si l’organisation du travail ne peut pas être modifiée, il est précisé que l’employeur devra informer les salariés de la nécessité de demander un Pass Jeux.
Cependant, le Ministère précise qu’un salarié ne peut pas être contraint de le faire.
Quelles sont alors les conséquences si un salarié refuse de demander un Pass Jeux ?
Dans un premier temps, les employeurs sont encouragés à affecter temporairement un salarié sans Pass Jeux à d’autres missions qui n’en nécessitent pas.
Ils sont également invités à consulter les équipes dans le cadre du dialogue social afin de garantir des délais d’information raisonnables pour les salariés.
L’accord du salarié ne sera pas nécessaire si cette affectation temporaire constitue un simple changement dans ses conditions de travail.
Si la réorganisation des missions n’est pas possible, le salarié ne pourra pas exécuter son contrat de travail, entraînant ainsi une suspension de sa rémunération proportionnelle à la durée de son absence.
Enfin, il est précisé que l’inexécution du travail ne pourra pas être considérée comme fautive, sauf intention de nuire ou mauvaise foi du salarié, qu’il incombera à l’employeur de prouver en cas de litige.
Par ailleurs, le Pass Jeux s’applique également aux représentants du personnel.
Dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, les membres élus du comité social et économique peuvent, durant leurs heures de délégation, se déplacer librement à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise. Cette liberté de circulation garantie par le Code du travail doit néanmoins être conciliée avec les dispositions du code de la sécurité intérieure pour ce qui est de l’accès aux zones protégées des grands évènements sportifs.
Ainsi, les représentants du personnel qui devront se déplacer dans les zones sécurisées seront soumis aux mêmes contraintes et devront également disposer d’un Pass Jeux pour y accéder.
Pour toutes vos questions liées à l’organisation du travail pendant les JOP, le département social du GHR se tient à votre disposition par téléphone au 01 42 96 60 75 ou par mail à l’adresse suivante : accueil@ghr.fr
Du point de vue du RGPD et de la cybersécurité :
Si vous faites la demande de Pass Jeux pour vos salariés, obtenez leur consentement écrit !
Si vous souhaitez réaliser la demande de Pass pour vos salariés, vous devez vous assurer d’obtenir leur consentement écrit.
En effet, la plateforme Pass Jeux permet de réaliser sa demande de Pass Jeux soi-même ou par un tiers. Vous pouvez donc être amené à réalisez ce Pass à l’attention de vos salariés.
C’est pourquoi, nous vous conseillons de rédiger ce mail à leur attention et de n’effectuez la demande qu’une fois le consentement de votre salarié recueilli à l’écrit (par retour de mail par exemple).
De même, pour des questions de sécurité, nous vous conseillons fortement de :
- Demander l’envoi des documents via un mail chiffré
- Ou demander ces pièces en format imprimé
Une fois ces documents utilisés, vous devez détruire ces documents papiers et/ou les supprimer de votre messagerie.
Comment chiffrer un mail ?
Dans le message que vous composez, cliquez sur Propriétés > fichier.
Cliquez sur Paramètres de sécurité, puis sélectionnez la zone Chiffrer le contenu et les pièces jointes des messages case activée.
Composez votre message, puis cliquez sur Envoyer.
Concernant la politique de confidentialité
La politique de confidentialité doit être transmise au salarié, soit en corps de mail, soit en pièce jointe.
Suggestion de mail à destination des salariés :
Bonjour [nom du salarié],
Les JOP 2024 vont se tenir prochainement dans la capitale et des zones de restriction vont s’appliquer. En fonction des zones, certaines nécessiteront l’obtention d’un Pass Jeux, piéton ou véhicule pour y circuler.
Vous devrez donc vous munir de ce Pass pour vous rendre au [nom de l’établissement].
Ce Pass peut être réalisé par vous-même ou par [nom de la personne qui réalisera la demande].
Si vous souhaitez que votre Pass soit effectué par nos soins, merci de nous fournir les documents suivants et votre consentement écrit. Ces documents et informations serviront uniquement à effectuer la demande de laissez-passer numérique.
Vous pouvez réaliser une ou deux demandes, choisissez le cas correspondant à la situation de vos salariés.
[cas du Pass piétons] Nous vous demandons ainsi de bien vouloir nous transmettre :
- Une adresse mail
- Un numéro de téléphone
- Une copie de pièce d’identité
- Une copie d’une photo d’Identité
- Votre contrat de travail ou votre attestation employeur
[cas du Pass véhicule] Nous vous demandons ainsi de bien vouloir nous transmettre :
- Une adresse mail
- Un numéro de téléphone
- Une pièce d’identité
- Un numéro d’immatriculation
- Une copie du certificat d’immatriculation
- Une attestation employeur de parking (disponible sur le formulaire de demande)
Toutes les demandes devront être réalisées au plus tard [fixer une date butoir, au maximum le 15 juillet].
Vous trouverez la politique de confidentialité de vos données personnelles [plus bas ou en pièce jointe de ce mail].
[Nom établissement] reste à votre entière disposition et vous souhaite une agréable journée,
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Bien cordialement, |
[Nom rédacteur du mail] |
Politique de confidentialité
Quelle est la base légale du traitement ?
Les « fichiers des résidents des zones de sécurité » ont pour objet de permettre le filtrage des accès aux zones de sécurité mises en place à l’occasion d’événements majeurs (tels que, par exemple, les sommets internationaux réunissant de chefs d’Etat ou les jeux Olympiques et Paralympiques).
Arrêté du 3 mai 2024 modifiant l’arrêté du 2 mai 2011 relatif aux traitements automatisés de données à caractère personnel dénommés « fichiers des résidents des zones de sécurité » créés à l’occasion d’un événement majeur : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000049510508
Quels sont les objectifs poursuivis par le traitement de vos données personnelles ?
En pratique, les zones de sécurité définies à l’occasion d’événements majeurs délimitent un périmètre dont l’accès est contrôlé, afin d’interdire notamment aux éventuels manifestants violents de se rapprocher du lieu du sommet et de perturber le déroulement de l’événement.
Ces zones et leur mode de fonctionnement sont définis par arrêté préfectoral. Seules y auront accès les personnes physiques : y ayant leur domicile, y exerçant une activité professionnelle, ou ayant un motif légitime pour s’y rendre (par exemple, un justificatif de stationnement en hôtel).
En amont de l’événement, les fichiers des résidents des zones de sécurité doivent permettre la fabrication, par un prestataire conventionné, de titres d’accès (cartes individuelles personnelles pour les personnes physiques ou pastilles pour les véhicules).
Pendant le déroulement du sommet ou de l’événement, ces fichiers seront utilisés aux fins de contrôler les accès des personnes physiques aux zones sécurisées.
Qui est le responsable de traitement ?
Les informations recueillies seront enregistrées sur le site https://www.pass-jeux.gouv.fr/demande/ par le préfet de Police, à Paris – 1bis rue de Lutèce – 75004, dans les Yvelines, les Hauts-de-Seine, la Seine et Marne et la Seine-Saint-Denis.
Quelles sont les données personnelles collectées ?
L’article 2 de l’arrêté autorise la collecte des données à caractère personnel suivantes :
Pour les piétons : nom, prénom ; date et lieu de naissance ; adresses postale et électronique ; coordonnées téléphoniques ; photographie ; numéro du titre d’accès ; justificatif de résidence dans la zone ; au choix du déclarant : numéro et copie de la carte nationale d’identité, du permis de conduire, du passeport ou du titre de séjour ; dates et heures d’entrée et de sortie de la zone sécurisée ; motif de l’accès à la zone de sécurité et justificatif.
Pour les véhicules : numéro d’immatriculation ; marque ; modèle ; type ; couleur ; copie du certificat d’immatriculation.
Quelle est la durée de conservation de vos données ?
L’article 3 de l’arrêté prévoit que les données sont conservées pendant un délai de trois mois à compter de la fin de l’événement, à l’exception de la carte nationale d’identité, du permis de conduire, du passeport ou du titre de séjour, qui est conservée jusqu’à la délivrance du titre d’accès.
Leur consultation au-delà de trois jours n’est possible que dans le cadre d’une procédure judiciaire.
Qui sont les destinataires des données ?
L’article 4 de l’arrêté prévoit qu’ont seuls accès à tout ou partie des données, à raison de leurs attributions et dans la limite du besoin d’en connaître :
- les agents et les personnes individuellement désignés et spécialement habilités chargés de l’enregistrement des données collectées ;
- les agents affectés au contrôle des accès aux zones de sécurité.
Peuvent être destinataires des données :
- les personnes chargées de la fabrication des titres d’accès, pour les données strictement nécessaires à l’établissement de ces titres ;
- lorsqu’un événement ou rassemblement de personnes désigné par le décret prévu à l’article L. 211-11-1 du code de la sécurité intérieure se tient dans la zone de sécurité, l’organisateur de cet événement ou rassemblement, pour les seules données concernant les personnes dont l’accès aux établissements et installations accueillant cet événement ou rassemblement est soumis à une autorisation de l’organisateur.
Quels sont les droits dont vous disposez et à qui pouvez-vous vous adresser ?
Conformément aux articles 105 et 106 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, les droits d’accès, de rectification, d’effacement et à la limitation des données s’exercent directement auprès du responsable de traitement via l’adresse suivante donnees-personnelles-prefecturedepolice@interieur.gouv.fr ou au Délégué ministériel à la protection des données – Ministère de l’Intérieur – Place Beauvau – 75800 Paris Cedex 08 en joignant à la demande une copie d’un titre d’identité.
Afin d’éviter de gêner des enquêtes, des recherches ou des procédures administratives ou judiciaires ou de protéger la sécurité publique ou la sécurité nationale, les droits mentionnés peuvent faire l’objet de restrictions en application des 2° et 3° du II et du III de l’article 107 de la même loi.
La personne concernée par ces restrictions exerce ses droits auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés dans les conditions prévues à l’article 108 de la même loi.
Le droit d’opposition prévu à l’article 110 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne s’applique pas au traitement.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.
