L’Ordonnance n°2020-389 du 1er avril 2020 portant mesures d’urgence relatives aux instances représentatives du personnel est notamment venue préciser les modalités d’organisation des élections professionnelles durant l’état d’urgence sanitaire, la suspension de certains délais, la protection des représentants du personnel dont le mandat est prolongé.

• Suspension du processus électoral et des délais

Le premier article de l’ordonnance prévoit la suspension du processus électoral engagé avant le 2 avril 2020 par l’employeur, tel que prévu à l’article L. 2314-4 du Code du travail.

« Le processus électoral en cours est suspendu à compter du 12 mars 2020 jusqu’à une date fixée à trois mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire ».

Cette suspension affecte :

•  Le délai de 90 jours dans lequel le premier tour des élections doit se tenir, et qui commence à courir à compter de la date à laquelle l’employeur a informé ses salariés de l’organisation des élections professionnelles (article L. 2314-4 du CT) ;
• Le délai de 2 mois avant l’expiration du mandat des délégués en exercice dans lequel les organisations syndicales doivent être invitées à négocier le protocole d’accord pré-électoral, et le délai de 15 jours avant l’expiration de ces mêmes mandats dans lequel le premier tour doit avoir lieu (article L. 2314-5 du CT) ;
• Le délai minimum de 15 jours qui doit séparer l’invitation à négocier et le jour de la première réunion de négociation (article L. 2314-5 du CT) ;
• Pour les entreprises de 11 à 20 salariés, le délai de 30 jours durant lequel au moins un salarié doit s’être porté candidat aux élections pour que l’employeur invite les organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral, qui court à compter du moment où l’employeur a informé ses salariés de l’organisation des élections professionnelles (article L. 2314-5 du CT) ;
• Le délai d’1 mois dans lequel le processus électoral doit être engagé par l’employeur lorsque cela a été demandé par un salarié ou une organisation syndicale (article L. 2314-8 du CT) ;
• Le délai maximal de 15 jours qui sépare le premier du second tour des élections professionnelles (article L. 2314-29 du CT)

Cependant, pour les employeurs qui étaient déjà soumis à l’obligation d’engager le processus électoral, entre la date d’entrée en vigueur de la présente ordonnance et la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire, ou avant même la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance, ceux-ci devront le faire dans les 3 mois qui suivent la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire. 

La suspension affecte également les délais dans lesquels l’autorité administrative et le juge judiciaire doivent être saisis d’éventuelles contestations ainsi que les délais dont dispose l’autorité administrative pour se prononcer, à savoir :

• Le délai de 15 jours dont disposent les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ou dans l’unité économique et sociale et les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ou dans l’UES, ou le cas échéant, le CSE pour contester la décision de l’employeur relative à la détermination du nombre et du périmètre des établissements distincts devant la DIRECCTE (articles R.2313-1, R. 2313-4 et R. 2313-5 du CT) ;
• Le délai de 2 mois dont dispose la DIRECCTE pour prendre sa décision à compter de la réception de la contestation ainsi que le délai de 15 jours dont disposent les organisations syndicales, ou selon le cas, le CSE, pour saisir le tribunal d’instance afin de contester la décision de la DIRECCTE, implicite ou non, quant à cette même détermination du nombre et du périmètre des établissements distincts de l’entreprise (article R.2313-2 du CT) ;
• Le délai de 2 mois dont dispose la DIRECCTE pour prendre sa décision concernant la répartition du personnel dans les collèges électoraux et la répartition des sièges entre les différentes catégories de personnel, ainsi que le délai de 15 jours pour initier un recours devant le Tribunal judiciaire (article R2314-3 du CT) ;

Lorsque l’autorité administrative a été saisie après le 12 mars 2020, le délai dont elle dispose pour se prononcer commence à courir à la date de fin de la suspension du processus électoral.

Cela signifie que les délais dont dispose l’administration pour se prononcer recommencera à courir à l’issue des trois mois qui suivront la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

Il en va de même lorsque l’autorité administrative s’est prononcée après le 12 mars 2020, le délai de recours contre sa décision commence à courir à la date de fin de la suspension du processus électoral.

Par ailleurs, lorsque l’une des formalités a été accomplie entre le 12 mars et le 2 avril 2020, conformément aux dispositions sur l’organisation des élections professionnelles (annonce de l’organisation des élections, invitation à négocier le PAP, etc…), la suspension du processus électoral prend effet à compter de la date la plus tardive à laquelle il a été fait application de l’une de ces dispositions.

L’Ordonnance prévoit également que « lorsqu’elle intervient entre la date du premier tour et la date du second tour des élections professionnelles, la suspension du processus électoral n’a pas d’incidence sur la régularité du premier tour.

La suspension du processus électoral n’a pas d’incidence sur la régularité du premier ou du second tour des élections professionnelles, lorsque ceux-ci se sont déroulés entre le 12 mars 2020 et la date d’entrée en vigueur de la présente ordonnance. »

Elle rappelle également que les conditions d’électorat et d’éligibilité s’apprécient à la date d’organisation de chacun des tours du scrutin.

L’ordonnance prévoit également une dispense d’organisation des élections partielles (article 4 de l’Ordonnance n° 2020-389).

Ainsi, lorsque le mandat expire moins de 6 mois après la date de fin de la suspension du processus électoral, il n’y a pas lieu à l’organisation d’élections partielles, que le processus électoral ait été engagé ou non avant ladite suspension.

• Prorogation des mandats

Lorsque les mandats en cours à la date du 12 mars 2020 des représentants élus des salariés n’ont pas été renouvelés, en raison de la suspension ou du report du processus électoral, ces mandats sont prorogés jusqu’à la proclamation des résultats du premier ou, le cas échéant, du second tour des élections professionnelles.

La protection spécifique des salariés candidats et des membres du CSE (titulaires et suppléants) ou d’un représentant syndical au CSE en matière de ruptures de contrat est prorogé pendant la durée de la prorogation des mandats et jusqu’à la proclamation des résultats du premier ou, le cas échéant, du second tour des élections professionnelles.

• Adaptation des règles de consultation et d’information du CSE

L’Ordonnance du 1^er avril 2020 est venue modifier et compléter l’Ordonnance n° 2020-323 du 25 mars 2020 portant mesures d’urgence en matière de congés payés, de durée du travail et de jours de repos.

Le code du travail prévoit que le CSE est préalablement informé et consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, notamment sur la durée du travail et qu’il dispose d’un mois pour rendre son avis.

Afin de garantir l’effet utile des dispositions d’urgence prévues par l’Ordonnance n° 2020-323 du 25 mars 2020, il est prévu à titre exceptionnel, que le CSE soit informé et consulté concomitamment à la mise en œuvre par l’employeur de sa faculté de pouvoir modifier/imposer les jours de repos ou déroger à la durée du travail, son avis pouvant être rendu dans un délai d’un mois à compter de cette information qui lui aura été faite.

Ainsi, l’employeur qui use de la faculté d’imposer ou modifier les jours de repos, qui entend déroger à la durée du travail ou déroger au repos dominical , en informe le comité social et économique sans délai et par tout moyen. L’avis du comité est rendu dans le délai d’un mois à compter de cette information. Il peut intervenir après que l’employeur a fait usage de cette faculté ou a fait usage de l’une des dérogations prévue par l’Ordonnance n° 2020-323.

• Organisation des réunions à distance

Le Code du travail prévoit normalement qu’en l’absence d’accord entre l’employeur et les membres du CSE, ce recours est limité à 3 réunions par année civile.

L’Ordonnance élargit, à titre dérogatoire et temporaire, le recours à la visioconférence pour la tenue de l’ensemble des réunions CSE après que l’employeur en a informé leurs membres.

Elle autorise également le recours à la conférence téléphonique (après que l’employeur en a informé leurs membres) et même le recours à la messagerie instantanée en cas d’impossibilité de recourir à la visioconférence ou à la conférence téléphonique ou lorsqu’un accord d’entreprise le prévoit.

Ces dispositions sont applicables aux réunions convoquées pendant la période de l’état d’urgence sanitaire. La limite de 3 réunions par année civile ne trouve à s’appliquer qu’aux réunions organisées en dehors de la période de l’état d’urgence sanitaire.

Le Décret n° 2020-419 du 10 avril 2020 relatif aux modalités de consultation des instances représentatives du personnel pendant la période de l’état d’urgence sanitaire, est venu préciser les conditions dans lesquelles les réunions tenues, en conférence téléphonique et par messagerie instantanée se déroulent.

Ainsi, pour les réunions qui se tiennent par conférence téléphonique, il est nécessaire :

• que le dispositif technique mis en œuvre garantisse l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations ;
• qu’ il ne fasse pas obstacle à la tenue de suspensions de séance ;
• que lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote mis en œuvre garantisse que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes ;
• que le président de l’instance informe ses membres de la tenue de la réunion en conférence téléphonique. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance ;
• que la réunion se déroule conformément aux étapes prévues à l’article D. 2315-2 du code du travail, à savoir :
  • 1° L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues à l’article D. 2315-1 ;
  • 2° Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité.

Pour les réunions qui se tiennent par messagerie instantanée, il est nécessaire :

• que le dispositif technique mis en œuvre garantisse l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations ;
• qu’il ne fasse pas obstacle à la tenue de suspensions de séance ;
• que lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote mis en œuvre garantisse que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes ;
• que le président de l’instance informe ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée et précise la date et l’heure de son début ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance ;
• que la réunion se déroule conformément aux étapes suivantes :

1° L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues aux premier et deuxième alinéas du présent article ;
2° Les débats sont clos par un message du président de l’instance, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération ;
3° Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l’instance ;
4° Au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président de l’instance en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres.