Au vu de la situation actuelle inédite, bon nombre de chefs d’entreprise s’interrogent sur la manière de gérer la prise des congés payés de leurs salariés durant la crise du Covid-19.

En effet, il va de soi qu’au terme de la période de confinement, la plupart des entreprises seront confrontées à une reprise d’activité intense qui nécessitera parfois une mobilisation de l’ensemble du personnel. Toute la difficulté sera alors de pouvoir octroyer à tous les salariés leurs congés payés tout en assurant la bonne marche de l’entreprise.

Quid du report des congés

Les congés payés acquis pour la période du 1.06.2018 au 31.05.2019 doivent être pris avant le 31 mai 2020, sauf report de ceux-ci.

En effet, si l’employeur autorise habituellement le report des congés payés, il s’agit alors d’un usage qu’il conviendra de maintenir (sauf dénonciation de l’usage qui exige le respect d’une procédure spécifique).

Dans le cas où habituellement, le salarié perd les congés payés non pris au 31 mai, en principe, les congés auxquels le salarié avait droit mais qu’il n’a pas pris pendant la période de référence sont perdus : il ne peut pas reporter les congés payés non pris sur la période de référence suivante.

Autrement dit, le report des congés n’est pas un droit mais une opportunité laissée à l’employeur en accord avec le salarié.

Le salarié ne peut donc pas l’exiger, sauf s’il n’a pas pu prendre ses congés payés du fait de l’employeur ou du fait d’une situation particulière (exemple : maladie, maternité …).

A priori, la pandémie actuelle ne devrait pas avoir pour conséquence de remettre en cause cette règle.

ATTENTION : conformément à la jurisprudence, la mention sur le bulletin de paie du solde des congés payés acquis au titre de la période N-1 vaut accord de l’employeur du report de ces congés.

Au vu de la crise actuelle du Covid-19, nous vous conseillons, dans la mesure du possible, d’inviter vos collaborateurs à prendre leurs congés restants avant le 31 mai 2020.

N.B  : le salarié bénéficiera d’une indemnité de congés payés calculée selon les conditions de droit commun, à savoir selon la règle du dixième ou du maintien du salaire.

ATTENTION : la demande d’indemnisation au titre de l’activité partielle pour des salariés ayant posé des congés payés est frauduleuse et est passible des sanctions prévues en cas de travail illégal. Ces jours ne peuvent pas être pris en charge par l’activité partielle et doivent être rémunérés normalement par l’employeur (Ministère du Travail, Communiqué de presse COVID-19, sanctions contre les fraudes au chômage partiel, 30 mars 2020).

Rappel des règles en matière de congés payés

La durée des congés pouvant être prise en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables consécutifs (ou 20 jours ouvrés). Ce congé peut néanmoins être fractionné avec l’accord écrit du salarié.

Dans ce cas, le salarié doit obligatoirement bénéficier de 12 jours ouvrables consécutifs de congés payés (ou 10 jours ouvrés) pendant la période légale de prise des congés, c’est à dire entre le 1er mai et le 31 octobre 2020 (dans la limite de l’acquisition de ses droits).

L’employeur doit informer son personnel de la période des congés retenue dans l’entreprise au moins 2 mois avant le début de cette période.

L’employeur doit communiquer l’ordre des départs en congés à chaque salarié par tous moyens, au plus tard 1 mois avant le départ du salarié. En effet, il n’est pas possible d’imposer des congés payés sans avoir respecté le délai de prévenance d’un mois.

L’ordre des départs en congés est fixé :

• Soit par accord d’entreprise ou d’établissement (à défaut, par convention ou accord de branche) ;

• Soit, en l’absence d’accord ou de convention, par l’employeur après avis du CSE, lorsqu’il existe.

A défaut d’accord collectif relatif à l’ordre des départs, l’employeur définit l’ordre des départs, après avis du CSE, en tenant compte des critères suivants :

• la situation de famille des salariés, notamment les possibilités de congé du conjoint, du partenaire lié par un Pacs, ainsi que la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;
• l’ancienneté du salarié dans l’entreprise ;
• l’activité éventuelle du salarié chez d’autres employeurs.

Etant précisé que les conjoints et partenaires liés par un Pacs travaillant dans une même entreprise ont droit à un congé simultané.

L’ordre et les dates de départ fixés par l’employeur ne peuvent être modifiés que dans le délai fixé par accord collectif d’entreprise ou d’établissement (à défaut, par accord de branche).

En l’absence d’un tel accord, l’employeur ne peut pas modifier l’ordre et les dates de congés moins d’un mois avant la date prévue du départ, sauf circonstances exceptionnelles.

En cas de fermeture de son établissement, l’employeur peut imposer à ses salariés de prendre leurs congés payés pendant cette période. Il est toutefois tenu d’en informer individuellement chaque salarié par écrit au plus tard 1 mois avant la fermeture. Pour les entreprises dotées d’un CSE, l’instance doit impérativement être consultée 1 mois avant la fermeture de l’établissement.

Dès lors que ces formalités ont été respectées, les salariés sont alors contraints de prendre leurs congés pendant la période de fermeture de l’établissement.

En l’absence de représentants du personnel, de part son pouvoir de direction, il revient à l’employeur de décider unilatéralement de cette fermeture.

Dispositions spécifiques à cette crise :

L’article 11 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 et l’ordonnance n° 2020-323 du 25 mars 2020, ont instauré des mesures d’urgence en matière de congés payés.

Il est possible d’imposer à vos salariés la prise de congés payés dans la limite de 6 jours ouvrables sans respecter le délai d’un mois sous réserve d’avoir conclu un accord d’entreprise.

Pour davantage d’informations sur ce sujet, nous vous invitons à consulter la page suivante :https://www.ghr.fr/special-coronavirus-covid-19/social/dispositif-derogatoire-en-matiere-de-conges-payes-modele-d-accord-d-entreprise